Bawaslu Padang Pariaman Gelar Rakor Daring Dengan Panwascam Tentang Tata Kelola Arsip dan Pengelolaan Media Sosial

Ketua Bawaslu Padang Pariaman Anton Ishaq Saat Memimpin Bimtek Daring Melalui Aplikasi Zoom Dengan Jajaran Panwaacam se Padang Pariaman. Fhoto : Humas Bawaslu Padang Pariaman

LUBUK ALUNG--- Ketua Bawaslu Padang Pariaman Anton Ishaq minta kepada seluruh jajaran Panwascam untuk selalu aktif mempublikasikan kegiatan pengawasan pemilu melalui media sosial.

Penegasan tersebut diungkapkan Ketua Bawaslu Padang Pariaman Anton Ishaq, Sabtu (25/07/2020), pada Rapat Kordinasi Tata Kelola  Kearsiapan dan Pengelolaan Media Sosial, yang diikuti jajaran Panwascam se Padang Pariaman melalui daring zoom meeting.

Menurut Anton, dengan mempublikasi seluruh kegiatan pengawasan yang dilakukan jajaran Panwascam melalui akun media sosial, maka masyarakat akan tahu aktivitas harian jajaran Pengawasan dalam melaksanakan tugasnya setiap hari. Ini juga bagian dari keterbukaan informasi publik

" Sejak beberapa hari ini jajaran Panwascam dan PKD  sudah mengawasi coklit, maka publikasikan saja melalui akun media sosial masing-masing Panwascam aktivitas pengawasan tersebut," ulas Anton.

Rapat koordinasi yang dipandu staf SDM dan Organisasi Doni Eka Putra itu juga membahas tata kelola kearsipan, penomoran surat dan surat masuk dan surat keluar.

Dalam pemaparannya disesi pengelolaan kearsipan Anton Ishaq meminta kepada Ketua Panwascam yang membidangi SDM dan Organisasi bersama staf untuk mengelola arsip surat-menyurat secara benar. Sehingga kalau sewaktu-waktu jika dibutuhkan akan mudah mencari arsip yang dibutuhkan tersebut.

" Untuk memudahkannya kelompokanlah surat keluar dan surat masuk sesuai klasifikasinya," ulas Anton.

Menurut Anton, berdasarkan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan bahwa setiap Instansi Kementrian dan Lembaga wajib memiliki empat Instrumen pengaturan yang mengatur tentang tata kelola persuratan dan arsip.

Bawaslu RI dalam hal ini telah memiliki empat instrumen tersebut dalam produk hukum yaitu, Perbawaslu No 17 tahun 2017 tentang tata naskah dinas;

Perbawaslu No 16 Tahun 2015 tentang pola klasifikasi Arsip,
Perbawaslu No 21 Tahun 2014 tentang jadwal retensi arsip

Perbawaslu No 32 Tahun 2018 Tentang sistem klasifikasi keamanan arsip dan akses arsip dinamis

Terkait Tata Naskah Dinas yang ada didalam Perbawaslu No.17 Tahun 2017 Pasal 5 pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota menggunakan Tata Naskah Dinas.

Berdasarkan Peraturan Badan ini dengan ketentuan merubah nomenklatur  lembaga  dari  Badan menjadi Panitia.

"Sejak terbentuknya Bawaslu Kabupaten/Kota secara permanen pada tanggal 16 Agustus 2018 maka ketentuan nomenklatur ada pada lembaga Bawaslu Adhoc yaitu Panwascam dan PKD,” kata Anton

Dijelaskan, pada Perbawaslu No 17 Tahun 2017 dijelaskan bahwa logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Instrumen yang kedua, lanjutnya , Perbawaslu No.16 Tahun 2015 tentang pola klasifikasi arsip. Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu substantif dan fasilitatif.

Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi, seperti
HUKUM (HK), PENGAWASAN PEMILU (PM), HUBUNGAN MASYARAKAT (HM).

Sementara itu untuk Fasilitator adalah
KEPEGAWAIAN (KP), KEUANGAN (KU), KETATAUSAHAAN (TU),
ORANISASI DAN TATA LAKSANA (OT),PERLENGKAPAN (PL), PERENCANAAN (PR),
KERUMAHTANGGAAN (RT)
PENGAWASAN (PW)
TEHNOLOGI INFORMATIKA (IT)

Dan Kemudian buku pengendali surat keluar dibuat sesuai dengan pola klasifikasi arsip.

Instrumen ketiga, mengenai Perbawaslu No.21 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Waller melanjutkan penjelasannya, yaitu, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggal dan/atau terus menerus utk pelaksanaan Tupoksi organisasi dan arsip yang frekuensi penggunaan telah menurun atau disebut Arsip Inaktip.

Kemudian penyelamatan arsip  dilakukan berjenjang, dari Bawaslu Pusat diserahkan ke ANRI, Bawaslu Provinsi diserahkan ke LKD Provinsi dan Panwaslu Kabupaten/Kota diserahkan ke LKD Kabupaten/Kota.

Dalam hal ini Bawaslu telah mendapat piagam penghargaan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dalam penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban Nasional bagi Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara.

Instrumen yang terakhir yaitu Instrumen keempat, menambahkan, Perbawaslu No.32 Tahun 2018 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip dan Akses Arsip Dinamis.

Arsip Dinamis Bawaslu terdiri atas Arsip Biasa yaitu arsip yang memiliki informasi kemudian, apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

Lalu arsip terbatas yaitu, merupakan klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi kemudian, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga.

Arsip rahasia yaitu, merupakan arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan Negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

“Semakin tinggi tingkat kerahasiaan informasi Arsip semakin ketat tingkat pengamanan nya, pegawai Bawaslu hanya dapat mengakses Arsip yang berada pada tanggungjawab tugas dan kewenangannya” ulas Anton.

Kemudian,  tambah Anton, dari keempat instrument perbawaslu tersebut merupakan salah satu penilaian kementrian dan lembaga dalam hal tata kelola persuratan dan arsip sebagai sejarah memori kolektif kementrian dan lembaga yang bisa diakses oleh masyarakatdan penelitian akademik. (Wis)